Coordonnateur / Coordonnatrice de la gestion des documents

PAL Aerospace est fier de s'associer à SkyAlyne, le maître d'œuvre du programme de Formation future des équipages de conduite (FAcT), la prochaine génération d'initiative de formation du Canada pour l'Aviation royale canadienne (ARC). Ce programme transformateur redéfinira la façon dont le Canada forme ses pilotes, ses officiers des systèmes de combat aérien (OSCA) et ses opérateurs de capteurs électroniques aéroportés (AES Ops) grâce à un mélange puissant de vol réel, de simulation avancée et d'enseignement en classe.

Chez PAL Aerospace, vous ferez partie d'une équipe où votre expertise est valorisée, votre développement professionnel est soutenu et vos contributions auront un impact durable.

PAL Aerospace est à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) de la gestion des documents d'expérience pour soutenir le programme FAcT et les initiatives de performance ministérielles, de préférence basé(e) dans notre bureau d'Ottawa, en Ontario. Ce rôle est responsable de superviser la création, la configuration, l'organisation et la maintenance des documents du programme afin d'assurer la cohérence, l'exhaustivité et la conformité aux normes internes et contractuelles. Ce rôle joue un rôle essentiel dans le soutien de l'efficacité opérationnelle par une gestion efficace du cycle de vie des documents et de la gouvernance de l'information.

Devoirs et responsabilités :

• Concevoir et maintenir des modèles de documents standardisés pour assurer la cohérence entre les départements.
• Développer et formater des documents en conformité avec les normes organisationnelles et les exigences du programme.
• Configurer les propriétés des documents et les métadonnées pour faciliter la recherche et la catégorisation.
• Examiner et réviser les documents pour s'assurer de leur clarté, de leur exactitude et de leur conformité aux lignes directrices de formatage.
• Établir et appliquer des conventions de nommage pour rationaliser la récupération des documents et le contrôle des versions.
• S'assurer que tous les documents suivent les flux de travail d'approbation établis et sont dûment autorisés avant leur publication.
• Organiser et gérer les dossiers et fichiers numériques pour faciliter l'accès, la sécurité et la conformité réglementaire.
• Mettre en œuvre et maintenir un système de numérotation systématique des documents pour assurer la traçabilité et le contrôle des versions.
• Gérer et contrôler la documentation interne et externe.
• Distribuer les documents au personnel concerné.
• Récupérer les documents à la demande des employés.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
• Maintenir la confidentialité des informations sensibles.
• Préparer des rapports sur l'état d'avancement du développement des documents.
• Développer des processus, former et aider les membres de l'équipe aux procédures et outils de contrôle des documents.
• Préparer des rapports d'étape pour suivre les jalons du projet et assurer la conformité aux directives équivalentes du programme.
• Autres tâches assignées.

Qualifications :

• Diplôme d'un programme postsecondaire en contrôle de documents / soutien aux entreprises, et/ou au moins 4 ans d'expérience dans un poste de contrôle de documents.
• Compétences avancées dans MS Word (contrôles de contenu, métadonnées, macros, documents maîtres, thèmes, champs et quick parts, etc.).
• De bonnes compétences en communication verbale sont essentielles pour interagir avec les clients, les usagers et le personnel.
• D'excellentes compétences en communication écrite sont également importantes.
• Connaissance des procédures et des normes de gestion de documents.
• Expérience dans la création de structures de fichiers et de conventions de nommage pour des programmes complexes.
• Capacité à suivre des procédures et des processus.
• Réactivité et souci du détail.
• Familiarité avec la gestion de projets.
• Connaissance intermédiaire d'Excel et connaissance avancée de SharePoint.
• Familiarité avec les systèmes de gestion de documents électroniques (EDMS).
• Compétences avancées en révision.
• La familiarité avec la norme ISO 2009:2015 est un atout.

Responsabilités liées à la sécurité :

Le/La titulaire doit être en mesure d'obtenir le niveau d'habilitation de sécurité du personnel du gouvernement du Canada requis.

Ce que PAL Aerospace vous offre :

• Privilèges de voyage personnels avec PAL et accords interlignes avec d'autres compagnies aériennes.
• Programmes d'aide aux employés et à leur famille.
• Avantages sociaux complets incluant soins médicaux, dentaires, de la vue et assurance-vie.
• Régime de retraite à cotisations déterminées.
• Régime d'achat d'actions pour les employés.
• Programme d'aide aux frais de scolarité pour les employés.
• Opportunités de croissance.
• Jours PAL entre Noël et le Nouvel An.

PAL Aerospace s'engage à favoriser un milieu de travail inclusif qui célèbre et encourage la diversité, l'équité et l'inclusion, de sorte que chaque individu soit reconnu, soutenu et respecté.

Les candidats de tous horizons sont encouragés à postuler.

Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Merci.